תכנון אירוע

מהם הדברים החשובים שלא כדאי לחכות איתם כשמתכננים אירוע?

מתכננים אירוע? מזל טוב! אנחנו יודעים שתכנון מוקדם בטח גוזל מכם זמן, אך בזכותו תוכלו לישון טוב יותר בלילה. אבל (!) גם אחרי שהכנתם רשימות מסודרות, סימנתם וי על מטלות ואתם מרגישים שהדברים מתחילים להסתדר במקום – תמיד ישנה אפשרות שתשכחו משהו. בדיוק בשביל זה אנחנו כאן, והכנו לכם רשימה קצרה של דברים בסיסיים שאסור, אבל פשוט אסור, לדחות לרגע האחרון.

לוקיישן לוקיישן לוקיישן

אחרי שבחרתם קונספט, הכנתם רשימת מוזמנים והכנתם סט-ליסט לקריוקי המשגע, זיכרו כי כל אירוע מוצלח תלוי בראש ובראשונה במיקום שלו. לפי אופי האירוע עליכם לבחון מספר מקומות רלוונטיים עבורכם שיתאימו למספר המוזמנים, לאזור הגיאוגרפי שלהם וכמובן – למזג האוויר. אירועי חוץ תמיד מומלצים לעונות מעבר ולתקופות חמימות יותר.

מה בתוכנית?

עליכם לתכנן מראש את תוכנית הערב, כי מלבד הארוחה והריקודים, יש צורך במשמעות שלשמה התכנסו. בין אם מדובר בהכנת נאומים, מצגות, מופע מיוחד וכן הלאה – יש לארגן זאת מראש. אם אתם עושים זאת כהפתעה לבעלי השמחה, מומלץ להכין את הרקע ולברר בעקיפין את העדפותיהם. אם מדובר באירוע הכולל ילדים, יש להתחשב גם בהם ולארגן איזושהי פעילות מיוחדת כמו מופע מיוחד לילדים, מתנפחים, מעגל מתופפים, סדנאות וכדומה.

 

מה אוכלים?

האוכל הוא אולי החלק המשמעותי ביותר בכל תכנון אירוע. הרשו לנו לספר לכם כי צבא האורחים ללא ספק צועד על קיבתו, והרבה פעמים אנשים שמגיעים לשמוח עם בעלי השמחה או לאירוע חברה מסוים, מצפים מאוד להפתעות הקולינריות שהם עתידים לפגוש. כאשר בוחרים קייטרינג לאירוע האפשרויות הן מגוונות, ועליכם לעקוב אחר מספר עקרונות כדי שהאוכל יהיה טעים והמפגש החברתי יהיה מוצלח:

• ניסיון מקצועי ולוגיסטיקה – יש לברר שלחברת הקייטרינג שבחרתם יש ניסיון רב באירועים ובאפשרותה לסייע לכם בניהול שוטף של הערב. כמו כן יש לברר כמה מלצרים מתוכננים לעבוד באירוע שלכם וכיצד הם מתכוונים לפעול. זה חשוב כדי למנוע מצב בו האורחים שלכם ממתינים למנות במשך זמן ארוך מדי. יש חשיבות רבה לעמידה בלוח הזמנים באירוע.
• צורת ההגשה – יש להתייעץ עם חברת הקייטרינג שבחרתם אודות אופן ההגשה בהתאם למיקום האירוע ומספר המוזמנים. החליטו מראש איזה עמדות יהיו באירוע, היכן הן ימוקמו ומה יציעו לאורחים בכל אחת מהן, בדקו את כלי ההגשה בהם הם משתמשים וכי הכל נעשה באופן אסתטי. כמו כן אופן העמדתן וסידורי המנות כך שיתנו אפקט ויזואלי מרשים לפחות כמו הטעם שלהן.
• תפריט – עליכם לדעת כל פרט ופרט בנוגע למנות של חברת ההסעדה, בין אם בחרתם קייטרינג חלבי, בשרי או טבעוני. בהתאם לאופי האירוע, ישנה חשיבות יתרה לכל נושאי הכשרות, צמחונות, רכיבים אלרגנים וכדומה. חובה לברר את הנושא הזה מראש כדי להימנע מאי נעימויות. שלבו אופציות בתפריט גם עבור אלו שלא אוכלים בשר / חלב / גלוטן וכדומה.

 

חייכו למצלמה

עד שאתם מתכננים אירוע בסדר גודל שכזה, חובה לתעד אותו. זכרו כי צילום אירועים אינו דומה לצילום משום סוג אחר בשל מורכבותו והייחודיות שלו, לכן צלם אירועים חייב להיות בעל ניסיון. מעבר להכשרה מקצועית וניסיון, צלם אירועים צריך להיות בעל אמפתיה ורגישות – הלוא הן תכונות חשובות ליד המצלמת את הרגעים היפים ביותר של חיינו. בנוסף, על הצלם לעמוד בזמנים, משום שלצערנו עדיין אין מכונת זמן שתחזיר אותנו אחורה במקרה שהצלם פספס איזה רגע קסום ומרגש. תוכלו לבקש מהצלם שיראה לכם המלצות, או אירועים אחרים שצילם. אם אתם מרוצים ממה שאתם רואים, אם שמעתם המלצות ואם יש לכם חיבור אישי וכימיה עם הבנאדם – זה הצלם שלכם.

אל תשכחו להנות.